Po skierowaniu sprawy do mediacji przez sąd lub po zleceniu mediacji przez strony (podpisanie umowy o mediację), Mediator zaprasza każdą ze stron osobno na wstępne posiedzenie informacyjne. Celem spotkań jest przybliżenie stronom idei mediacji i jej zasad, a także - przede wszystkim - zapoznanie się ze sprawą przez Mediatora. Na posiedzeniach wstępnych Mediator ma możliwość poznania stanowiska każdej ze stron z osobna , oczekiwań oraz satysfakcjonujących strony rozwiązań.
Spotkania wstępne pomagają przygotować się do właściwego posiedzenia mediacyjnego, nie tylko Mediatorowi, ale również stronom. Spotkania wstępne są całkowicie poufne (jak zresztą cały proces mediacji). Żadna informacja, przekazana mediatorowi nie ma prawa wydostać się na zewnątrz.
Wstępne posiedzenie informacyjne, z każdą ze stron, z reguły trwa maksimum do jednej godziny zegarowej.
Dla oszczędności czasu stron oraz dla ich wygody spotkania wstępne mogą odbyć się w drodze rozmowy telefonicznej z mediatorem lub- na wniosek strony- on-line.
Udział w mediacji to przywilej stron, nie obowiązek. Na każdym etapie mediacji strona może odmówić udziału w dalszym posiedzeniu , bez żadnych konsekwencji prawnych. Dobrowolność udziału w mediacji to podstawa.
Jeżeli strony podtrzymują chęć mediacji- wyznaczane jest posiedzenie wspólne, na którym strony wspólnie spotykają się z Mediatorem. Mile widziani są również pełnomocnicy stron (adwokaci, radcowie prawni). Na posiedzeniu wspólnym Mediator pomaga stronom uzyskać porozumienie w spornej sprawie.
Posiedzenie wspólne trwa maksymalnie do dwóch godzin zegarowych. W razie potrzeby wyznaczane jest kolejne posiedzenie.
Postępowanie mediacyjne jest całkowicie poufne. Nie można nagrywać ani rozmów z mediatorem podczas spotkań wstępnych , ani podczas posiedzenia wspólnego. Wszystkie podnoszone kwestie pozostają w pokoju mediacyjnym i nie mogą być dowodem w ewentualnym postępowaniu sądowym. Po zakończeniu postępowania zniszczone zostają wszelkie notaki mediatora, a maile zostają trwale usunięte.
Jest to szczególnie istotne w sytuacji, gdy postępowania sądowe są jawne, a rozprawy w sądzie są nagrywane.
Mediator nie jest sędzią - nie rozstrzyga, nie decyduje o racjach stron, nie narzuca rozwiązań. Gospodarzem procesu mediacji są strony. Mediator jest „reżyserem” spotkania mediacyjnego.
Podczas posiedzenia wspólnego , na wniosek Mediatora lub którejkolwiek ze stron, mogą odbywać się 10-15 minutowe spotkania na osobności, na które Mediator zaprasza każdą ze stron osobno. Następnie posiedzenie wspólne jest kontynuowane.
Czasami, w wypadku szczególnie ostrego konfliktu, Mediator podejmuje decyzję, aby mediację prowadzić w sposób pośredni. Polega to na tym, że strony przebywają w osobnych pokojach mediacyjnych, a Mediator rozmawia naprzemiennie z każdą ze stron, przedstawiając jej stanowisko strony przeciwnej. Strony nie spotykają się ze sobą, choć przebywają w tym samym budynku i w tym samym czasie.
Elastyczność postępowania pozwala także na prowadzenie mediacji na odległość - telefonicznie lub elektronicznie.
Z przeprowadzonego postępowania mediacyjnego sporządzony zostaje protokół, w którym określone zostają strony, osoba Mediatora oraz przedmiot sprawy. Jeżeli sprawa została skierowana do mediacji przez Sąd, w protokole zamieszcza się sygnaturę akt oraz wzmiankę o tym fakcie.
Jeżeli strony dojdą do porozumienia, sporządzana jest ugoda, która po zatwierdzeniu przez sąd otrzymuje rangę ugody sądowej.
Jeżeli strony nie dojdą do porozumienia, Mediator sporządza jedynie notatkę z informacją, że do ugody nie doszło. Mediator nie przechowuje żadnych akt sprawy, notatek itp., opisujących stan faktyczny lub stanowiska stron. Mediatora obowiązuje całkowita poufność.
Celem postępowania mediacyjnego jest udrożnienie komunikacji pomiędzy stronami. Nie zawsze spisana musi być ugoda, aby mówić o sukcesie mediacji.